为进一步规范公文处理，提高工作效率，提升文秘、档案整体工作水平，12月4日上午，学院办公室在行政楼1508会议室组织召开学院文秘、档案工作会议。院办相关人员、各部门行政秘书（办事员）、兼职档案管理员参加了会议，会议由党委办公室、学院办公室副主任甘慕仪同志主持。
会上，学院党委委员、党办、院办主任徐刚同志首先对各部门文秘、档案人员一直以来的辛勤工作、黙默奉献，发挥上传下达作用，为维护学院正常教育教学秩序所做出的努力给予高度肯定，并致以衷心的感谢。徐刚主任说，文秘、档案工作是一门学问，专业化、规范化要求很高，需要很多专业知识和技能。他建议和希望全体文秘、档案管理员要不断加强业务学习和实践锻炼，提高自身素质，以认真负责的态度进一步做好文秘、档案工作，为保证学院信息畅通和史料积累作出自己的贡献。
随后，学院办公室秘书科陈文海同志结合《学院文秘工作规范》，围绕公文行文规则和处理格式两个问题，为大家演示和讲解有关公文处理的知识，并对工作中要注意的问题进行了强调和说明。甘慕仪副主任结合国家教育部、国家档案局新发布的《高等学校档案管理办法》的有关规定，对档案工作的重要性、档案工作人员职责与配备、归档和移交要求等作了详细的说明。
座谈会上，医学系傅银燕、机电系邹学军、学生处郑展鸿、图书馆安娜等同志介绍了自身从事秘书和档案工作的经验和体会，与会人员也积极发言，围绕如何加强业务学习，规范公文处理，提高工作效率等方面提出了很多好的意见和建议。
为规范文秘和档案工作，学院办公室还组织编印了《顺德职业技术学院文秘工作规范》和《顺德职业技术学院档案工作规范》，印发给每一位与会人员学习参考。
